Datenschutzerklärung

I. Welche Daten werden von uns erhoben?

Wir erheben über unser Bewerbermanagementsystem Daten, die Sie uns über die Website, über Email oder postalisch zu Vermittlungs-Zwecken zur Verfügung stellen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten sowie die Rechtsgrundlage, auf deren Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten. 

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. In der Regel sind von den Bewerberdaten folgende umfasst:

  • Vor- und Nachname
  • ggf. Ihren akademischen Grad
  • Geburtsdatum und –ort
  • Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon- und/oder Handynummer)
  • Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
  • Sprachkenntnisse, Fähigkeiten.

Wir legen die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben unseren Entscheidungen im Bewerbungsverfahren zugrunde. Wir verwenden z.B. Ihre berufliche Qualifikation für die Entscheidung, ob wir Sie im engeren Auswahlverfahren berücksichtigen oder einen persönlichen Eindruck in einem Bewerbungsgespräch, um zu entscheiden, ob wir Ihre Daten mit ihrer vorherigen Zustimmung an einen unserer Mandanten weiterleiten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei aufgrund der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Datenverarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG-neu

Wir verarbeiten Ihre besonderen personenbezogenen Daten aufgrund der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG-neu

Wenn Sie uns als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen unserer ausdrücklichen Bitte besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zukommen lassen (z.B. Ihr Foto) speichern wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG-neu. Dies gilt auch, wenn Sie uns im weiteren Laufe des Bewerbungsverfahrens weitere besondere personenbezogene Daten wie Kündigungsfrist, aktuelles Gehalt und Gehaltsvorstellung, Bereitschaft zur Mobilität (Umzug, Zweitwohnsitz bei einer Position außerhalb des aktuellen Wohnortes), Reisebereitschaft, berufliche Zielsetzung, Wechselmotivation mitteilen. 

Durch die freiwillige Übermittlung dieser Daten und durch die Akzeptanz dieser Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit der Speicherung dieser besonderen personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses einverstanden. 

Kandidaten können jederzeit Ihre persönlichen Daten aus dem System löschen lassen. Kritische Angaben zum Beispiel über Gesundheit, religiöse Ansichten, politische Überzeugungen werden grundsätzlich nicht gespeichert. Wir bitten Sie ausdrücklich, uns solche Daten nicht zuzusenden.

2. Logfiles (Protokolldateien)

Aus technischen Gründen bleiben bei der Nutzung unserer Internetseiten Datenspuren auf unserem lokalen Server (keine Cloud) zurück. Dabei werden durch Ihren Internet-Browser folgende Daten an unseren Server übermittelt und in sogenannten Logfiles erfasst:

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • IP-Adresse des angeforderten Hosts,
  • IP-Adresse des anfordernden Clients,
  • Portnummer,
  • Befehlsmethode,
  • URI Stem und URI Query,
  • Protokollstatus,
  • Win32 Status,
  • Zeitablauf,
  • Browsertyp/-version
  • und das verwendete Betriebssystem

3. Wozu werden Ihre Daten genutzt?

Personenbezogene Daten werden ausschließlich für die im Rahmen von Personalsuchaufträgen entstehenden Aktivitäten verwendet. Die Logfiles (Protokolldateien) werden zu statistischen Zwecken erhoben und verarbeitet. Diese Daten lassen in dieser Form keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zu. Eine personenbezogene Auswertung erfolgt nicht.

4. Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur mit Zustimmung eines Kandidaten an Mandanten weitergeleitet. 

Heinrich & Coll. verpflichtet sich alle im Rahmen des Recruiting-Prozesses bekannt werdenden Informationen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

Sofern sich die Heinrich & Coll. GmbH anderer Unternehmen bei der Datenverarbeitung bedient (sog. Datenverarbeitung im Auftrag), sind diese vertraglich verpflichtet, unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und entsprechend unseren Weisungen sorgfältig mit Ihren Daten umzugehen und sie weder zu eigenen Zwecken zu verwenden noch sie an Dritte weiterzugeben. Die Vertraulichkeitsverpflichtung erstreckt sich auf alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unseres Unternehmens.
Ihre Daten werden ausschließlich in unserer Datenbank und auf unserem Servern bzw. die unserer Auftragsdatenverarbeiter gespeichert.

5. Cookies

Wie auf den meisten Webseiten verwenden auch wir Cookies, um den Besuch unserer Webseite möglichst komfortabel zu gestalten und Ihnen die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer abgelegt werden. Die meisten unserer verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung wieder von Ihrer Festplatte gelöscht (sog. Session-Cookies).
Folgende Cookies werden auf unserer Webseite verwendet:

  • Session ID

Um das Browsen auf unserer Webseite zu erleichtern, setzen wir eine sogenannte Session ID (engl.: session identifier, dt.: Sitzungs-ID) ein, die jedem Besucher zu Beginn jeder Nutzung unserer Webseite zugeteilt wird. Mit dieser Session ID kann unser Server Ihren Computer/Browser als selben Besucher erkennen, auch wenn sich zwischenzeitlich die IP-Adresse ändert. Durch diese Session ID wird die Zuordnung mehrerer zusammengehöriger Anfragen eines Benutzers je Sitzung ermöglicht. Das von uns verwendete Session ID Cookie ist nur bis zum Ende einer Sitzung gültig. Mit dem Beenden Ihres Browsers wird es automatisch gelöscht.

6. Hyperlinks/ Social Media Link / Share-Buttons / Google Maps

Auf unserer Recruiting Website befinden sich sogenannte Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter und zu den Sozialen Netzwerken, LinkedIn, und Xing ein. Diese (deaktiven) „Social Media Buttons“ werden so eingebunden, dass ohne Aktivierung der Verlinkung durch Sie kein Kontakt mit dem jeweiligen Sozialen Netzwerk hergestellt wird. Wenn Sie auf den Social Media Buttons klicken und damit die Verlinkung aktivieren, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie sich bei dem Sozialen Netzwerk anmelden können, um dann z.B. die ausgewählte Seite weiter zu empfehlen bzw. zu teilen. Ohne die Aktivierung der Verlinkung durch Sie übermitteln wir zu keinem Zeitpunkt Daten über Sie an Soziale Netzwerke.

Wir können keine Verantwortung für den Umgang Ihrer Daten auf diesen externen Websites übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, wie diese Unternehmen Ihre Daten verarbeiten. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Unternehmen informieren Sie sich bitte direkt auf deren Websites.

Auf unserer Website ist für Sie Google Maps eingebunden. Dieser Dienst wird von den Unternehmen Google angeboten.

Um den Schutz Ihrer Daten beim Besuch unserer Website zu erhöhen, ist Google Maps eingeschränkt und lediglich unter Verwendung eines HTML-Links in die Seite eingebunden. Dadurch wird gewährleistet, dass beim Aufruf unserer Website noch keine Verbindung mit den Servern von Google hergestellt und ihre Daten nicht an Google übermittelt werden. Erst wenn Sie die Plugins aktivieren und damit Ihre Zustimmung zur Datenübermittlung erteilen, stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von Google her, damit Sie Ihre Route zu uns planen können. Funktional entspricht die Einbindung von Google Maps damit einem Hyperlink, sodass weder durch uns, noch durch Google, auf unserer Website Daten von Ihnen erhoben werden.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Google unter https://www.google.com/policies/privacy/partners/?hl=de

7. Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Sofern wir personenbezogene Daten erheben, speichern wir diese auf einem besonders geschützten Server in Deutschland. Der Zugriff darauf ist nur wenigen besonders befugten Personen möglich, die mit der technischen, kaufmännischen oder redaktionellen Betreuung befasst sind. Um einen Verlust oder Missbrauch der Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und betriebliche Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technischen Fortschritt angepasst werden. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die o.g. Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können unverschlüsselt preisgegebene Daten – auch wenn dies per E-Mail erfolgt – von Dritten mitgelesen werden. Über unser Portal zur Verfügung gestellten Daten werden durch eine verschlüsselte Verbindung mit dem Server gegen Missbrauch geschützt.

8. Dauer der Speicherung

Die Heinrich & Coll. GmbH speichert Ihre Daten nur solange, wie dies nach dem Gesetz, insbesondere den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), zulässig ist. Auf Ihre Anfrage hin teilen wir Ihnen jederzeit gerne mit, ob und welche Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind. Sollte trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sein, so berichtigen wir diese auf Ihre Aufforderung hin unverzüglich. Sollten Sie die Löschung der gespeicherten Daten wünschen, erfolgt diese Löschung auf Ihre Anforderung hin ebenfalls unverzüglich. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihnen bei Löschung Ihrer Daten die auf unseren Websites angebotenen Services unter Umständen ganz oder zum Teil nicht mehr anbieten können.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen unter den gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte als betroffene Person zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können: 

Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einschränken. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.

Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

9. Datenschutzbeauftragter

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte, Sie Auskunft oder Löschung Ihrer Daten verlangen wenden sie Sie sich bitte an:

Tanja Glietenberg
Heinrich & Coll. Gesellschaft für Personalberatung mbH
Bavariaring 38
80336 München